Factura electrónica ARCA para distribuidora, automática

Hacés una venta, alguien la anota, después otro la carga al sistema viejo, calcula la percepción a mano según de dónde es el cliente, y recién ahí sale la factura. Cada paso es tiempo y una chance de equivocarse. Y en una distribuidora no hablamos de tres facturas por mes: hablamos de decenas o cientos por día.

Cómo se conecta una factura a ARCA paso a paso ya lo contamos en la guía general: factura electrónica conectada a ARCA, sin dolores de cabeza. Acá vamos a lo que cambia cuando el negocio es una distribuidora, que es donde los sistemas mal armados se rompen más rápido. El sistema completo del rubro está en el sistema a medida para tu distribuidora, y la parte de conexiones en nuestro servicio de integraciones.

Facturar acá no es lo mismo que facturar en una empresa de servicios

Una empresa de servicios emite pocas facturas por mes y casi siempre a los mismos clientes. Tu operación es otra cosa, y hay una diferencia que ordena a todas las demás:

La factura tiene que salir antes que el camión. Si la mercadería se va sin factura válida, tenés un problema en la ruta, no en la oficina. Por eso el sistema emite la factura con su código de autorización en segundos al confirmar el pedido, y la deja asociada al pedido y al remito antes de que nadie cargue nada al camión.

Después vienen dos cosas más, importantes pero de otro orden. Una: lo que se vendió se factura y se descuenta del stock desde el mismo lado, con una sola carga, o alguien va a terminar tipeando la misma venta dos veces. La otra: las devoluciones son moneda corriente en distribución, así que las notas de crédito y débito tienen que salir igual de fáciles que la factura, siempre atadas al comprobante original.

Las percepciones de cada provincia

Acá está la parte que más cuesta y donde más se equivocan los sistemas enlatados. La percepción de Ingresos Brutos se calcula según la provincia del cliente, no según la tuya. Si repartís en CABA, en el interior bonaerense y en Córdoba, aplicás tres reglas distintas en la misma jornada. Cada provincia tiene sus alícuotas, sus mínimos y sus excepciones, y las cambia varias veces al año.

Hacer eso a mano es jugar a perder. Tarde o temprano se cuela una percepción mal calculada, y eso te genera saldos que parecen deudas y no lo son, retrabajo del contador y exposición si te audita la provincia.

El sistema guarda las reglas de cada jurisdicción y las aplica solas al facturar, según dónde está cada cliente. Cuando una provincia mueve su alícuota, se actualiza en un solo lugar.

El domicilio fiscal que no coincide con el de entrega

Pasa todo el tiempo en el conurbano: el domicilio fiscal del cliente es de provincia de Buenos Aires pero la sucursal donde entregás está en CABA, o una cadena tiene locales en las dos. El sistema separa la provincia que define el impuesto del lugar donde dejás la mercadería, y avisa cuando no coinciden, para que nadie aplique la percepción equivocada por copiar la dirección de entrega.

El cliente que paga de menos y "justifica" con una retención

Otro clásico bonaerense: el cliente paga menos de lo facturado diciendo que el banco le retuvo un porcentaje, la famosa retención bancaria de ARBA. Si tu sistema no registra esa retención, queda como si el cliente te debiera, y contabilidad tiene que cruzar papeles a mano para descubrir que en realidad está al día. Con el dato cargado en el comprobante de pago, la cuenta cierra sola.

Los clientes que te retienen

Las empresas grandes y las cadenas suelen ser agentes de retención: cuando les cobrás, te descuentan un porcentaje y te entregan un certificado. Si el operador tiene que acordarse de memoria de cuáles retienen y cuánto, se le va a escapar alguno.

El sistema tiene marcado qué clientes retienen, descuenta lo que corresponde al cobrar, y guarda el certificado con su número, fecha e importe para que contabilidad lo compute. Para no cargar eso cliente por cliente, se cruza tu base contra el listado oficial de agentes de retención que publica ARCA y se actualiza todos los meses.

Una distribuidora de material eléctrico que factura en tres provincias

Factura desde un sistema externo, y cada factura lleva un buen rato de carga a mano. Cada tanto se cuela una con la percepción mal calculada, casi siempre por un cliente del conurbano con la provincia mal asignada. Las retenciones bancarias van a una planilla aparte, así que la cobranza nunca termina de cerrar y el contador dedica horas todas las semanas a explicar diferencias que no son diferencias.

Lo que se arma ahí es la facturación conectada directo a ARCA, las reglas de cada provincia donde opera, el listado de agentes de retención actualizado mes a mes, y el dato de retención bancaria cargado en cada pago.

Lo que recuperan no se mide en pesos sino en tres cosas que se pueden contar. Primero, minutos: la factura pasa de varios minutos de carga a salir en segundos al confirmar el pedido, por cada una de las decenas o cientos que emiten por día. Segundo, la conciliación de retenciones bancarias, que hoy son varias horas por semana de cruzar papeles, se hace sola. Tercero, y esto es lo que no se ve hasta que se corrige, dejan de aparecer saldos fantasma en la cuenta corriente de clientes que estaban al día. Multiplicá los minutos por tu volumen diario y sumale las horas del contador: ese es tu número, y lo tenés vos, no nosotros.

Antes de tocar nada, hablá con tu contador

Esta es la parte del sistema donde un error no es una molestia, es un problema fiscal. Las reglas de percepción de cada jurisdicción donde operás hay que revisarlas con quien lleva tu contabilidad, régimen por régimen, antes de que el sistema empiece a emitir. Nosotros armamos el mecanismo; qué alícuota corresponde a cada cliente lo confirma tu contador. Lo hacemos así siempre, y las veces que alguien quiso saltear ese paso para arrancar una semana antes, terminó costando más caro.

El cómo se conecta a ARCA está en la guía de factura electrónica, y conviene leerla primero y volver acá para la parte de percepciones y retenciones del rubro.