Calculá y cobrá los alquileres con los ajustes al día

A fin de mes te sentás con la planilla de alquileres y empieza la jornada: chequear qué contratos ajustan este mes, buscar el índice, hacer la cuenta de cada uno, armar los recibos, mandarlos, anotar quién pagó, perseguir a los que se atrasaron. Una propiedad mal calculada y o le cobrás de menos al dueño o le cobrás de más al inquilino, y en cualquiera de los dos casos quedás mal. Los ajustes (ICL, UVA) son justo donde más se patina. El sistema los calcula solo y te avisa.

Las cobranzas con ICL o UVA van dentro del sistema a medida para tu inmobiliaria. Lectura relacionada: el sistema a medida para tu inmobiliaria.

El lío de los ajustes

En Argentina conviven contratos firmados con distintas reglas, y eso complica todo.

Los firmados bajo la ley 27.551 son de mínimo tres años y ajustan una vez al año con el ICL, el índice oficial que publica el Banco Central para alquileres. Los firmados desde el DNU 70/2023 (fin de 2023, que liberó la Ley de Alquileres) son más flexibles: las partes acuerdan cada cuánto ajustar (normalmente cada 3, 4 o 6 meses) y con qué índice (ICL, UVA u otro). Y como la regulación cambió seguido, te podés encontrar manejando varios regímenes a la vez en la misma cartera.

Hacer esto a mano, con contratos que ajustan en meses distintos, con índices distintos y cada cuánto distinto, es la receta perfecta para el error. Y los errores en alquileres no son gratis: o perdés plata o quedás mal con alguien.

La clave de un sistema bien hecho es que cuando cambie la ley o el índice no haya que tocar nada del programa: cada contrato queda apuntado al régimen con el que se firmó y los nuevos usan el último. Cuando aparece una regla nueva, se agrega y listo, sin romper lo que ya andaba.

Cómo lo hace el sistema

Calcula el ajuste solo. Pongamos un contrato firmado en enero de 2026 con un alquiler de $200.000. Cuando llega enero de 2027, el sistema mira cuánto subió el ICL en ese año (digamos, un factor de 1,85), hace la cuenta y el alquiler nuevo queda en $370.000. Si el contrato es por UVA, la lógica es la misma con ese índice. Vos no sacás la calculadora ni buscás el índice: lo hace el sistema, trayendo los números de la fuente oficial del Banco Central. Y te avisa con tiempo (un mes antes, lo típico) tanto al dueño como al inquilino.

Arma y manda los recibos. El día 1 de cada mes, el sistema mira qué contratos vencen, calcula el monto vigente (con el ajuste si corresponde), suma las expensas si van adentro, arma el recibo y se lo manda al inquilino por mail y WhatsApp con el link de pago.

Cobra y registra solo. El inquilino paga por Mercado Pago, transferencia, débito o Pago Fácil. Lo que entra por Mercado Pago el sistema lo registra al instante. Las transferencias las cruza por monto y fecha (algunas hay que revisarlas a mano). En todo momento sabés quién pagó, quién pagó a medias y quién no pagó.

Le paga al dueño. El sistema descuenta tu comisión (lo típico, entre 5 y 10%), aparta las expensas si corresponde, le transfiere el resto al propietario y le manda un reporte mensual con el detalle.

Persigue a los que se atrasan, solo. A los 5 días sin pagar, un recordatorio cordial por WhatsApp y mail. A los 15, un reclamo más formal y un aviso a administración. A los 30, la carta documento ya armada con los datos cargados, lista para enviar. Vos intervenís solo cuando hace falta.

Para armar este módulo dentro de un sistema a medida, te contamos las tecnologías y los plazos según tu caso.

Qué reportes tenés a mano

Para vos: cuánto cobraste este mes contra lo que esperabas, quiénes están atrasados y desde cuándo, qué contratos ajustan en los próximos 30 días, cuánta comisión cobraste y qué propiedades rinden más.

Para el dueño, en su propia ventana: cómo viene su propiedad, el historial de cobranzas, los próximos ajustes, los gastos extra y el reporte para la declaración anual. Se sirve solo, sin llamarte.

Qué ganás

Dejás de perder plata por errores de cálculo y de quedar mal con dueños e inquilinos. Liberás a tu gente de la jornada de recibos y planillas para que se dedique a cosas que sí suman. Cobrás más en tiempo, porque a los que se atrasan los corre el sistema desde el día cinco y no cuando te acordás. Y el dueño ve todo solo, así que se terminan las llamadas de "¿cómo viene mi propiedad?".

Cuánto cuesta

Para arrancar:

• Versión básica (recibos, registro de pagos y ajuste por ICL): entre USD 2.500 y 4.000.
• Versión completa (ICL y UVA, varios regímenes a la vez, ventana para el dueño y avisos): entre USD 4.000 y 7.500.

Lo mensual: Mercado Pago cobra su comisión por transacción (lo de siempre, alrededor de 3% más IVA), traer los índices del Banco Central no cuesta nada porque son datos públicos, y el mantenimiento ronda los USD 200 a 450 por mes.

Para una inmobiliaria con unos 200 alquileres administrados, esto es de lo que más rápido se paga: hoy se van entre 4 y 6 horas por día en cobranzas, recibos y cálculos, con un 5 a 8% de los contratos mal calculados. El sistema libera el grueso de ese tiempo y borra los errores. Se suele pagar solo entre el tercer y el quinto mes.

Un caso real

Una inmobiliaria con 280 alquileres en CABA y GBA. Llevaban las cobranzas en Excel y los recibos copiados a mano en Word, con un 6 a 8% de errores en el cálculo del ICL. Tenían tres personas dedicadas solo a esto, cobraban por cheque y transferencia sin cruzar los pagos solos, y no tenían aviso automático de los morosos.

Les armamos las cobranzas automáticas, con cobro por Mercado Pago, el cálculo del ICL y el UVA según cada contrato, y la ventana para que el dueño se sirva solo.

El resultado: los errores de cálculo pasaron del 7% a casi cero; las tres personas de cobranzas pasaron a ser una (las otras dos a tareas que rinden más); la mora de más de 30 días bajó del 12% al 4% por avisar a tiempo; y los dueños quedaron con visibilidad completa. La inversión fue de USD 5.500 más USD 280 por mes, y se pagó sola al cuarto mes.

Por dónde empezar

Si administrás cartera de alquileres, este es el módulo que más rápido se paga de todo el sistema. Borra los errores de cálculo, te libera buena parte del tiempo del equipo y deja al dueño contento porque ve todo.

Si te suena, escribinos y lo vemos para tu caso. Más sobre el tema: el sistema a medida para tu inmobiliaria, publicar tus propiedades en los portales y 10 casos de automatización empresarial.