Stock multi-depósito en distribuidora: todo en un lugar

Un cliente te pide algo, mirás la planilla y dice que hay diez. Vas al depósito y hay tres. O peor: hay diez, pero en el otro depósito, y nadie lo sabía.

Cuando la mercadería está repartida en varios lados, saber qué hay y dónde se vuelve una adivinanza. Esa adivinanza te cuesta ventas que no podés cumplir y plata parada que no sabías que tenías.

Esto es parte del sistema a medida para distribuidoras. El resto de las piezas, en el sistema a medida para tu distribuidora.

Por qué la planilla no alcanza cuando hay varios depósitos

Una planilla de stock típica te dice cuánto hay de cada producto, en total. Eso funciona si tenés un solo depósito. Con varios lugares, el número total no te sirve, porque no sabés cuánto hay en cada uno (te puede sobrar en Avellaneda y faltar en Rosario), si lo que se movió de un lado a otro llegó de verdad, desde qué depósito conviene despachar cada pedido, ni cuánto hay arriba de cada camión en plena ruta.

El resultado es el desfasaje de siempre: lo que dice el papel y lo que hay en la realidad no coinciden. En distribuidoras que llevan el stock en Excel, esa diferencia anda entre el 12% y el 18%. Es plata que figura y no está, o que está y no figura.

Cada depósito con su cuenta, y cada movimiento con su firma

El stock se cuenta por depósito, no en una bolsa común. Y cada movimiento queda registrado con quién lo hizo y por qué, así el número de cada depósito refleja lo que realmente pasó.

Las compras que entran. Van al depósito que las recibe. Si el proveedor te mandó menos de lo que pediste, lo cargás como entrega parcial sin romper la cuenta.

Las ventas que salen. Al confirmar el pedido, la mercadería queda reservada en su depósito y recién sale del stock cuando se despacha de verdad.

Los traslados entre depósitos. Este es el que más agujeros tapa. Cuando movés mercadería de un lado a otro, queda como "en tránsito" hasta que llega y alguien la confirma. Si se pierde en el camino, salta ese día y no en el inventario de marzo, cuando ya nadie se acuerda de qué camión la llevaba.

Los ajustes después de contar. Cada ajuste queda con su motivo: rotura, merma, robo, error de carga. Eso te deja ver patrones. Si siempre es el mismo depósito el que tiene roturas, o el mismo producto el que se pierde, la respuesta no está en el sistema.

El camión también es un depósito

En las distribuidoras que reparten a domicilio, lo que está arriba del camión es un agujero negro: salió del depósito pero todavía no llegó al cliente.

El sistema trata a cada camión como un depósito más. A la mañana se carga, la app del chofer le muestra qué lleva y a quién tiene que entregar, cada entrega descuenta del camión, las devoluciones vuelven a sumar, y al volver se cierra el día comparando lo que salió con lo que volvió. Si falta algo, se ve esa tarde.

Esto se apoya en la app de los vendedores, que contamos en pedidos en ruta desde el celular.

Contar el stock desde el celular

El inventario físico deja de ser dos días con papel y lapicera. Con una app que lee el código de barras, el encargado recorre el depósito, escanea y anota la cantidad real. El sistema compara al instante con lo que debería haber, marca las diferencias, y se aprueban con un motivo. Funciona aunque el depósito no tenga buena señal: guarda todo y sincroniza cuando recupera conexión.

Un detalle que casi nadie cuenta

El problema más frecuente con el stock no es del sistema, es de la operación. El chofer o el repositor no cargan el movimiento en el momento: lo dejan para cuando vuelven, o para el día siguiente. Y ahí aparecen diferencias que nadie firma.

Por eso, desde el arranque conviene dejar por escrito quién resuelve las diferencias y cómo se anotan las excepciones. El sistema ayuda. La costumbre de cargar al toque hay que construirla, y eso lleva unas semanas de insistir.

Lo que vas a mirar todas las mañanas

• Qué se está por agotar, por depósito, para reponer a tiempo.
• Qué no se mueve hace rato, que es plata dormida ocupando lugar.
• Qué se vence pronto, imprescindible si trabajás con alimentos, farmacia o cosmética.
• Dónde aparecen siempre las diferencias, para atacar la causa y no el síntoma.

Plata que estaba invisible

El stock deja de ser una adivinanza. Sabés qué tenés y dónde, en el momento, así no perdés ventas por mercadería que sí tenías ni te llenás de plata parada. El desfasaje, que en Excel anda en doble dígito, baja a uno o dos puntos.

Y aparece lo otro, que es lo que más sorprende al dueño: el stock que figuraba y no existía, o que existía y no figuraba, vuelve a la cuenta. En una distribuidora con mercadería seria, eso libera capital de trabajo que estaba trabado sin que nadie lo supiera.

Una distribuidora farmacéutica con cuatro depósitos y tres camiones

El stock vive en planillas separadas, una por depósito. El desfasaje está en doble dígito. Los vencimientos no se controlan y las pérdidas por producto vencido son parte del costo asumido. Los traslados entre depósitos no quedan documentados. El inventario físico se hace en papel, cada tanto, y lleva dos días de parar la operación.

Lo que se arma ahí es el stock por depósito con los tres camiones incluidos, la app para contar leyendo el código de barras, el registro de cada movimiento y los avisos de vencimiento con anticipación suficiente para vender o devolver.

Antes de pedirle un número a nadie, esa distribuidora puede hacer tres cuentas con lo que ya tiene anotado. Cuánto valía la diferencia del último inventario, en pesos, medida contra lo que decía la planilla. Cuánto tiró el año pasado por vencimiento. Y cuántas horas costó el último conteo físico, contando las que la operación estuvo frenada. Esas tres cifras dicen más que cualquier presupuesto, y las tenés hoy.

Cuándo esto no cambia nada

Si tenés un solo depósito, poca rotación y contás dos veces al año sin sorpresas, ordenar el stock por sistema no te va a devolver lo que cuesta. Esto empieza a rendir cuando hay dos o más lugares, cuando hay mercadería sobre ruedas, o cuando el inventario te viene dando diferencias que nadie sabe explicar. Si estás en el primer caso, hay partes del sistema que te van a servir más, y conviene arrancar por esas.