Firmá contratos de alquiler a distancia, sin imprimir

Cerrás un alquiler y empieza la vuelta: imprimir el contrato, coordinar para que el inquilino, el garante y el propietario pasen por la oficina, esperar que cuadren las agendas, firmar, repartir copias. Entre que se juntan todos pueden pasar dos, tres, cuatro días. Y en esos días, a veces, la operación se cae. Con firma digital, el inquilino firma desde el celular, donde esté, en minutos. La operación se cierra el mismo día.

La firma a distancia es parte del sistema de gestión para tu inmobiliaria. Si querés el contexto, leé el sistema a medida para tu inmobiliaria.

El problema de firmar en papel

Juntar a dos, tres o cuatro personas en una oficina suena fácil hasta que lo hacés. El garante trabaja todo el día, el propietario vive en otra provincia, el inquilino solo puede un sábado. Mientras tanto, el contrato impreso espera y la operación queda en el aire. Cada día que pasa es un día más de riesgo de que algo se enfríe. Sumale el costo del papel, las impresiones, los envíos y el escaneo para archivar.

La firma digital sí vale en Argentina

Mucha gente cree que un contrato firmado desde el celular "no vale". Vale, y desde hace años. La Ley 25.506 le da a la firma digital la misma fuerza que a la de puño y letra, siempre que se identifique bien a quien firma y el documento quede intacto.

Para los contratos del día a día de una inmobiliaria (alquileres, reservas, boletos, exclusividades), alcanza con la firma electrónica de servicios como DocuSign o Signaturit, que verifican la identidad de cada firmante antes de dejarlo firmar. La única excepción es la escritura de venta de un inmueble, que la tiene que hacer un escribano. Todo el resto se puede firmar a distancia.

Para qué contratos sirve

Alquileres de vivienda, con su plazo y su ajuste según lo que pacten las partes (ICL, UVA u otro índice), con inquilino, garante y propietario firmando cada uno desde donde esté. Alquileres comerciales, que son más largos pero funcionan igual. Boletos de compraventa y reservas, los pasos previos a la escritura. Contratos de exclusividad para vender o alquilar una propiedad. Y los contratos de administración entre la inmobiliaria y el dueño. En todos, la firma a distancia te ahorra la misma vuelta.

Cómo funciona, paso a paso

Se arma el contrato solo. El sistema toma una plantilla ya aprobada por tu parte legal y la completa con los datos que ya tenés cargados: el inmueble, las partes, el precio, el ajuste, la duración, las garantías. El contrato queda listo en un par de minutos, no en la media hora de copiar y pegar a mano.

Se manda a firmar. A cada firmante le llega un mail con su link. Vos definís el orden (primero el inquilino, último el propietario, como quieras) y a cada uno le avisa cuando le toca. Si alguno se demora, le manda recordatorios solo.

Cada uno firma desde el celular. Abre el link, confirma que es quien dice ser (con un código por SMS, una foto del DNI, según el servicio), lee el contrato y firma con el dedo en la pantalla.

Se cierra y se guarda. Cuando firmaron todos, el sistema arma el PDF final con todas las firmas, lo guarda protegido y se lo manda a cada parte. Queda registrado con la fecha y la hora exactas, quién firmó y una marca que prueba que después nadie lo tocó. Si algún día hay una discusión, ahí está todo.

Qué servicio conviene

Servicio	Costo	Identifica bien	Anda en la región
DocuSign	USD 25-65 por usuario/mes	Sí (varios métodos)	Bueno
Signaturit	USD 12-30 por usuario/mes	Sí	Excelente
Adobe Sign	USD 30-50 por usuario/mes	Sí	Bueno
HelloSign (Dropbox)	USD 20-40 por usuario/mes	Sí	Medio
FirmAR / Nosis Firma (AR)	Variable	Sí	Excelente

Para una inmobiliaria chica o mediana en Argentina, Signaturit suele ser la más pareja: buen precio, anda bien en la región y tiene todo lo que necesitás.

Cómo se mete en tu sistema

Lo ideal es que la firma se sienta parte del flujo de la inmobiliaria, no una herramienta aparte. Por eso conviene integrarla en un sistema a medida que ya maneje tus clientes y tus plantillas de contratos.

El sistema guarda las plantillas, las completa con los datos del cliente, marca qué tiene que firmar cada parte y manda todo configurado al servicio de firma. Algunos servicios incluso dejan que el cliente firme sin salir de tu propio portal, así no tiene que andar dando vueltas por otra página.

Cuánto cuesta y qué te devuelve

Para arrancar:

• Conectar la firma con tu sistema más 3 a 5 plantillas: entre USD 1.500 y 3.000.
• Lo anterior más una ventana para el cliente y un tablero de seguimiento: entre USD 3.000 y 5.500.

Lo mensual: el servicio de firma (entre USD 12 y 65 por usuario, según cuál uses) o un costo por documento en los planes por uso. Para una inmobiliaria con unos 30 contratos al mes, ronda los USD 60 a 150.

Lo que te devuelve es directo: el contrato pasa de cerrarse en uno a tres días a cerrarse en una o dos horas, cero papel, cero envíos, y un cliente más contento. Acá el ahorro empieza el primer mes, así que la inversión se paga sola enseguida.

Un caso real

Una inmobiliaria con 12 corredores y más de 200 contratos al año, entre alquileres y ventas. Hacían los contratos en Word, los imprimían y los firmaban en persona. Cerrar un alquiler les llevaba de dos a cuatro días, y entre un 12 y un 15% de las operaciones se les caían justamente por las demoras para firmar.

Les conectamos Signaturit, les armamos cinco plantillas por tipo de operación y dejamos el flujo automático: se genera el contrato, se manda a firmar, se archiva, con aviso a las partes y al corredor.

Después de eso, cerrar un alquiler pasó de dos a cuatro días a dos a cuatro horas; las operaciones perdidas por demora bajaron del 13% al 2% (es lo que pasó en este caso puntual, no una garantía); se acabó el gasto de papel y envíos; y quedó todo el registro guardado. La inversión fue de USD 2.500 más USD 100 por mes, y se pagó sola el primer mes.

La pregunta antes de imprimir el próximo contrato

En CABA y GBA la firma a distancia ya es lo normal; en el interior viene más despareja, pero avanza. Antes de mandar a imprimir el próximo contrato, vale preguntarse cuánto te cuesta la vuelta de juntar a todos en la oficina, en tiempo y en operaciones que se enfrían. Con una inversión modesta (entre USD 1.500 y 5.500), eso se termina.

¿Lo querés para tu inmobiliaria? Hablemos. Lecturas relacionadas: el sistema a medida para tu inmobiliaria, cobrar los alquileres con los ajustes al día y 10 casos de automatización empresarial.