Stock multi-depósito en distribuidora: todo en un lugar

Un cliente te pide algo, mirás la planilla y dice que hay diez. Vas al depósito y hay tres. O peor: hay diez, pero en el otro depósito, y nadie lo sabía. Cuando tenés mercadería repartida en varios lados (depósitos, sucursales, camiones), saber qué hay y dónde se vuelve una adivinanza. Y esa adivinanza te cuesta ventas que no podés cumplir y plata parada que no sabías que tenías.

Esto es parte del sistema a medida para distribuidoras. Si querés el panorama completo, mirá el sistema a medida para tu distribuidora.

Por qué la planilla no alcanza cuando hay varios depósitos

Una planilla de stock típica te dice cuánto hay de cada producto, en total. Eso funciona si tenés un solo depósito. Pero con varios lugares, ese número total no te sirve para nada, porque no sabés:

• Cuánto hay en cada depósito (te puede sobrar en uno y faltar en otro).
• Si la mercadería que se movió de un lado a otro realmente llegó.
• Desde qué depósito te conviene despachar cada pedido.
• Cuánto hay arriba de cada camión, en plena ruta.

El resultado es el clásico desfasaje: lo que dice el papel y lo que hay en la realidad no coinciden. En distribuidoras que llevan el stock en Excel, esa diferencia suele andar entre el 12% y el 18%. Eso es plata que figura y no está, o que está y no figura.

Cómo lo ordena el sistema

La idea es simple: el stock se cuenta por depósito, no en una bolsa común, y cada movimiento (una compra que entra, una venta que sale, un traslado entre depósitos, un ajuste) queda registrado con quién lo hizo y por qué. Así el número de cada depósito siempre refleja lo que realmente pasó.

Las compras que entran. Cuando llega mercadería del proveedor, entra al depósito que la recibe. Y si el proveedor te mandó menos de lo que pediste, lo cargás como entrega parcial sin romper la cuenta.

Las ventas que salen. Al confirmar un pedido, la mercadería queda reservada en su depósito (deja de figurar como disponible para otros) y recién sale del stock cuando se despacha de verdad.

Los traslados entre depósitos. Cuando movés mercadería de un lado a otro, queda registrada como "en tránsito" hasta que llega y se confirma. Si algo se pierde en el camino, salta enseguida y no a fin de mes.

Los ajustes después de contar. Cuando hacés un inventario y la cuenta no da, el ajuste queda con su motivo (rotura, merma, robo, error de carga). Eso te deja ver patrones: si siempre es el mismo depósito el que tiene roturas, o el mismo producto el que se pierde.

El camión también es un depósito

En las distribuidoras que reparten a domicilio, lo que está arriba del camión es un agujero negro: salió del depósito pero todavía no llegó al cliente. El sistema trata a cada camión como un depósito más. A la mañana se carga, la app del chofer le muestra qué lleva y a quién tiene que entregar, cada entrega descuenta del camión, las devoluciones vuelven a sumar, y al volver al depósito se cierra el día comparando lo que salió con lo que volvió. Si falta algo, se ve en el momento.

Esto se apoya en la app de los vendedores, que contamos en pedidos en ruta desde el celular.

Contar el stock desde el celular

El inventario físico deja de ser dos días con papel y lapicera. Con una app que lee el código de barras, el encargado recorre el depósito, escanea cada producto y anota la cantidad real. El sistema compara al instante con lo que debería haber, marca las diferencias, y se aprueban con un motivo. Y funciona aunque el depósito no tenga buena señal: carga todo y sincroniza cuando recupera conexión.

Un detalle que casi nadie cuenta

El problema más frecuente con el stock no es del sistema, es de la operación: el chofer o el repositor no cargan el movimiento en el momento, lo dejan para cuando vuelven o para el día siguiente. Y ahí aparecen diferencias que nadie firma. Por eso, desde el arranque conviene dejar claro quién resuelve las diferencias y cómo se anotan las excepciones. El sistema ayuda, pero la costumbre de cargar al toque hay que construirla.

Lo que vas a poder mirar de un vistazo

• Qué se está por agotar, por depósito, para reponer a tiempo y no quedarte sin vender.
• Qué no se mueve hace rato, que es plata dormida ocupando lugar.
• Qué se vence pronto, clave si trabajás con alimentos, farmacia o cosmética.
• Dónde aparecen siempre las diferencias, para atacar la causa y no el síntoma.

Qué ganás

El stock deja de ser una adivinanza. Sabés qué tenés y dónde, en tiempo real, así no perdés ventas por mercadería que sí tenías ni te llenás de plata parada. El desfasaje, que en Excel anda en doble dígito, baja a uno o dos puntos. Y el dinero que estaba "invisible" (stock que figuraba pero no existía, o al revés) vuelve a la cuenta. Para una distribuidora con bastante mercadería, eso libera capital de trabajo importante.

Un caso real

Una distribuidora de productos farmacéuticos de la Capital tenía tres depósitos y cuatro camiones, y el stock en planillas separadas por depósito. El desfasaje promedio rondaba el 14%, los vencimientos no se controlaban (y las pérdidas eran frecuentes), los traslados no quedaban documentados y el inventario físico se hacía en papel cada tres meses.

Le armamos el stock por depósito (los tres fijos más los cuatro camiones), la app para contar con lectura de código de barras, el seguimiento de cada movimiento y avisos de vencimiento con varios días de anticipación.

A los seis meses, el desfasaje bajó de 14% a menos de 2%, las pérdidas por vencimiento se redujeron en buena medida, el inventario físico pasó de dos días a unas horas, y por primera vez tenían el stock al día sin tener que contar. La inversión se pagó en pocos meses.

En dos líneas

Con la mercadería repartida en varios lados, el Excel siempre miente, y esa mentira te cuesta ventas y capital parado. Un sistema que cuenta el stock por depósito (camiones incluidos) lo baja del doble dígito a uno o dos puntos y te libera la plata que estaba invisible.

¿Lo querés para tu distribuidora? Hablemos. Contanos cómo llevás hoy el stock y lo vemos para tu caso. Escribinos. Otras lecturas: el sistema a medida para tu distribuidora, pedidos en ruta desde el celular.